Zoomで資料共有する方法を初心者向けに解説｜画面共有の手順と会議をスムーズに進めるコツ

Zoomで資料を共有するとき、「相手にきちんと見えているだろうか」と不安になることはないでしょうか。

画面共有の操作自体は難しくありません。
しかし、共有したつもりで説明を始めたり、メールやチャットの通知が映り込んだりすることは、慣れていても起こります。

この記事では、Zoomで画面やファイルを共有する基本的な手順と、会議をスムーズに進めるために私が実践している準備や注意点を紹介します。

Zoomで資料共有する方法は「画面共有」と「ファイル共有」の2つ

Zoomで資料を共有する方法は、大きく分けて「画面共有」と「ファイル共有」の2種類です。

まずは、それぞれの違いを整理しておきましょう。

共有方法	目的	向いている場面
画面共有	資料を参加者に見せながら説明する	プレゼン、打ち合わせ、操作説明
ファイル共有	資料そのものを参加者へ渡す	会議前後の資料配布、議事録の送付

画面共有は資料を見せながら説明する方法

画面共有は、自分のパソコンに表示しているPowerPointやPDF、Excel、Webブラウザなどを、Zoomの参加者へリアルタイムで見せる機能です。

Zoom公式サポートでは、ブラウザのタブ、特定のアプリケーションウィンドウ、デスクトップ全体などを選択して共有できると案内されています。

会議中に資料を説明するのであれば、基本的には画面共有を利用します。

私もZoomに限らず、オンライン会議では画面共有を使うことがほとんどです。
資料だけでなく、ブラウザや設計書、業務システムなどを切り替えながら説明する場面が多いためです。

ファイル共有は資料そのものを参加者へ渡す方法

ファイル共有は、Zoomのミーティングチャットを通じて、資料ファイルを参加者へ送る方法です。

ただし、Zoomの設定や組織の管理方針によっては、チャットからファイルを送信できない場合があります。ファイル送信の項目が表示されないときは、管理者側で機能が無効になっている可能性があります。

私自身は、Zoomのファイル転送機能を使うことはあまりありません。

実際の業務では、会議前に資料を配布しておくか、Google DriveやOneDriveへ資料を保存し、その共有URLをチャットへ貼り付けることが多いです。

初心者は画面共有から覚えればよい

Zoomを使い始めたばかりの方は、まず画面共有の操作を覚えれば十分です。

「説明するときは画面共有」「資料を渡すときはファイルや共有URL」と考えると、使い分けやすくなります。

Zoomで画面共有する手順と会議前の準備

ここからは、パソコン版Zoomで資料を画面共有する手順を説明します。

操作だけでなく、共有前に済ませておきたい準備も確認しておきましょう。

パソコン版Zoomで画面共有する手順

1. Zoomミーティングに参加する
2. ミーティング画面下部の「画面共有」をクリックする
3. 共有したいデスクトップ、ウィンドウ、ブラウザタブなどを選択する
4. 必要に応じて音声共有の設定を確認する
5. 「共有」をクリックする

画面共有が始まると、Zoomの画面に共有中であることを示す表示やコントロールが現れます。

資料の説明を始める前に、本当に共有が始まっているかを確認しましょう。

画面全体と特定のウィンドウはどう使い分ける？

Zoomでは、デスクトップ全体を共有する方法と、PowerPointなど特定のウィンドウだけを共有する方法があります。

共有範囲	メリット	注意点
デスクトップ全体	複数の資料やアプリをスムーズに切り替えられる	通知や別の画面が見える可能性がある
特定のウィンドウ	選んだアプリ以外を見せずに済む	別のアプリへ移動すると共有し直す場合がある

私は、複数の資料やブラウザを行き来するときは、デスクトップ全体を共有しています。
そのほうが、途中で何度も共有を切り替えずに済むからです。

一方で、個人的なファイルや別の業務画面が映る可能性があります。
PowerPointやPDFだけで説明が完結するなら、対象のウィンドウだけを共有するほうが安全です。

PowerPointやPDFを共有する方法

PowerPointを共有する場合は、あらかじめPowerPointを開いておき、画面共有の選択画面でPowerPointのウィンドウを選びます。

PDFも同様です。Adobe AcrobatやWebブラウザなどでPDFを開き、そのウィンドウを選択します。

資料を開くところから参加者に見せる必要はありません。
説明するページまで事前に表示しておけば、会議が始まってから資料を探す時間を減らせます。

動画を見せる場合は音声共有を確認する

資料内の動画やブラウザ上の映像を再生する場合は、画面だけでなく、パソコンの音声を共有する設定も確認しましょう。

映像は見えているのに音だけ聞こえない、というトラブルを防ぐためです。

利用環境によって表示される項目は異なりますが、画面共有を開始する際に、音声を共有するための項目が表示されているか確認してください。

主催者なら開始5分前までに資料を開いておく

私は会議を主催するとき、開始5分前には説明資料を開き、必要なページを表示した状態で準備しています。

当たり前のことに見えるかもしれません。
しかし、会議が始まってからファイルを探すと、その間は参加者全員を待たせてしまいます。

画面共有の操作に慣れることも大切ですが、会議を止めないためには、操作の前の準備が欠かせません。

メーラーと不要なアプリは閉じておく

私は画面共有をする前に、使わないアプリケーションを閉じています。特にメーラーは必ず閉じます。

メールは本文を開いていなくても、件名や送信者名から業務上の情報が見えてしまう可能性があるからです。

初めの頃は、Teamsの通知が届くたびに共有画面へ表示され、困ったことがありました。

さらに盲点だったのが、リモート接続先の画面を共有していたときです。
自分のパソコンでは通知を止めていても、リモート接続先でTeamsの通知が表示されることがあります。

デスクトップ全体を共有するときは、自分のパソコンだけでなく、実際に共有する環境で通知が出ないかも確認しておくと安心です。

Zoomでファイルや共有URLを参加者へ送る方法

参加者に資料そのものを渡したいときは、Zoomのチャットやクラウドストレージを利用します。

説明用の画面共有とは目的が異なるため、場面に応じて使い分けましょう。

Zoomのミーティングチャットからファイルを送る

ファイル転送が有効になっている場合は、ミーティング中のチャットから資料を送信できます。

1. ミーティング画面からチャットを開く
2. ファイル送信の項目を選択する
3. 共有したいファイルを選ぶ
4. 送信先を確認して送信する

ファイルは、参加者全員または特定の参加者へ送れる場合があります。

ただし、組織の管理者がファイル転送を無効にしていたり、送信可能なファイル形式や容量を制限していたりすることがあります。

Google DriveやOneDriveのURLを共有する

私は、会議前に資料を配布するか、Google DriveやOneDriveの共有URLをチャットへ貼り付ける運用をよく使います。

共有URLを利用するときは、リンクを知っている人が閲覧できるのか、指定した相手だけが閲覧できるのかを確認してください。

Google Driveでは、共有相手に「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」などの権限を設定できます。
OneDriveでも、リンクの対象者や編集可否などを設定できます。

社外の参加者へ送る場合は、相手が実際に開ける権限になっているか、会議前に確認しておくと安心です。

画面共有と資料配布を使い分ける

会議中に同じページを見ながら説明したい場合は、画面共有が向いています。

参加者が自分のペースで資料を確認したり、会議後も参照したりする必要がある場合は、ファイルや共有URLを配布します。

私は、説明中は画面共有を使い、必要に応じて会議前後に資料のURLを渡す形が進めやすいと感じています。

資料共有のトラブルを防ぎ、会議をスムーズに進めるコツ

オンライン会議の目的は、画面を共有することではありません。
必要な説明や相談を進め、会議の目的を達成することです。

小さな確認と備えが、会議を止めないことにつながります。

共有後は「見えていますか？」と確認する

画面共有を開始したら、私は必ず「見えていますか？」と確認しています。

今どきは不要なのでは、と感じることもあります。
しかし、参加者側に正しく表示されているかは、共有する側の画面だけでは判断しにくいものです。

今でもよくあるプチトラブルが、共有したつもりで資料の説明を始めてしまうことです。

説明する本人は資料を見ているので、画面が共有されていないことに気づきにくいところが厄介です。
参加者から「まだ共有されていません」と言われて、初めて気づくことがあります。

「見えていますか？」の一言は、古い習慣ではなく、共有漏れを早い段階で検出するための確認だと私は考えています。

資料と説明内容を一致させる

画面は共有されていても、表示している資料と説明内容が合っていないことがあります。

説明するページを切り替え忘れたり、別の資料を開いたまま話し続けたりすると、参加者はどこを見ればよいのかわかりません。

ページを移動したときは、「次に3ページ目を見てください」「右側の図を説明します」のように、見てほしい場所を言葉でも伝えると理解しやすくなります。

黙ったままにせず、現在の状況を言葉にする

対面の会議であれば、資料を探している様子や考えている様子が伝わります。

一方、オンライン会議で全員が黙ると、考えているのか、音声が切れているのか、通信が止まっているのか判断できません。

資料を探す必要があるなら「少し資料を確認します」、共有を切り替えるなら「画面を切り替えます」と一言伝えるだけでも、参加者の不安を減らせます。

リモート会議は、雑談を自然に挟むことが難しい面もあります。
そのため私は、必要な内容に絞りつつ、進行に必要な言葉は省かないことを意識しています。

共有できないときに確認すること

画面共有がうまくいかない場合は、慌てずに次の項目を順番に確認します。

• 「画面共有」をクリックしたか
• 正しいデスクトップやウィンドウを選んだか
• Zoom画面に共有中の表示が出ているか
• 参加者に画面共有の権限があるか
• ほかの参加者が画面を共有していないか
• Zoomアプリが古いままになっていないか
• OS側で画面共有に必要な権限が許可されているか

Zoomでは、ホストまたは共同ホストが、参加者による画面共有を許可または禁止できます。

共有ボタンを押せない場合は、ホストへ権限を確認してもらいましょう。

ミュートや音声の状態も確認する

初めてオンライン会議へ参加した頃によくあるのが、ミュートのまま話し始めることです。

画面共有に気を取られると、マイクの状態まで意識が回らない場合があります。
資料の説明を始める前に、共有画面とマイクの両方を確認しておきましょう。

ネットワーク障害に備えて別の連絡手段を残す

私がオンライン会議で最も困ったのは、ネットワークが完全に切断されたときです。

Zoomへ入り直すことも、チャットで状況を伝えることもできませんでした。
最終的には電話で連絡を取り合い、会議を延期しました。

オンライン会議が普及しても、通信が切れれば何もできなくなる点は変わりません。

重要な会議では、参加者の連絡先や、接続できない場合の連絡方法を事前に決めておくと安心です。
便利な仕組みを使いながらも、いざというときのために電話などの手段を残しておくことは大切だと感じています。

Zoomの資料共有に関するよくある質問

最後に、Zoomで資料を共有するときに疑問になりやすい点をまとめます。

Q．PowerPointだけを画面共有できますか？

はい。
画面共有を始める際に、デスクトップ全体ではなくPowerPointのウィ
ンドウを選択します。

PowerPoint以外のアプリやデスクトップを見せたくない場合に適しています。
説明中にほかのアプリも見せる場合は、デスクトップ全体を共有するか、共有対象を切り替えてください。

Q．PDFをZoomで共有できますか？

はい。
PDFをAdobe AcrobatやWebブラウザで開き、そのウィンドウを共有します。

会議前にPDFを開き、説明を始めるページまで移動しておくと、スムーズに進められます。

Q．スマートフォンからも画面共有できますか？

Zoomモバイルアプリからも画面を共有できます。

ただし、スマートフォンの画面に表示される通知や情報も共有される可能性があります。
通知を停止し、不要なアプリを閉じてから始めると安心です。

細かな表や複数の資料を使って説明する場合は、画面が大きく操作しやすいパソコンのほうが向いています。

Q．画面共有とファイル共有はどちらがおすすめですか？

資料を見せながら説明する場合は、画面共有がおすすめです。

資料そのものを参加者へ渡したい場合は、Zoomのファイル転送、メール、Google Drive、OneDriveなどを利用します。

目的が異なるため、どちらか一方を選ぶのではなく、説明には画面共有、配布にはファイルやURLという形で使い分けるとよいでしょう。

Q．参加者が画面共有できないのはなぜですか？

ホスト側の設定で、参加者による画面共有が許可されていない可能性があります。

ホストまたは共同ホストに、共有権限を確認してもらってください。
また、ほかの参加者が共有中の場合や、組織の設定で画面共有が制限されている場合もあります。

Q．画面共有後の「見えていますか？」は必要ですか？

私は確認したほうがよいと考えています。

共有する側には資料が表示されていても、参加者側に同じ画面が見えているとは限りません。
共有漏れや画面の選択間違いをすぐに発見できるため、短く確認してから説明を始めると安心です。

まとめ

Zoomで資料を共有する方法には、画面を見せながら説明する「画面共有」と、資料そのものを渡す「ファイル共有」があります。

初心者の方は、まず次の流れを覚えておけば大丈夫です。

1. 会議前に説明資料を開く
2. 不要なアプリやメーラーを閉じる
3. Zoomの「画面共有」をクリックする
4. 共有する画面やウィンドウを選ぶ
5. 共有後に「見えていますか？」と確認する

画面共有の操作は、一度経験すればそれほど難しくありません。

ただし、会議をスムーズに進めるためには、操作だけでなく準備も大切です。

私は会議開始の5分前には資料を開き、不要なアプリを閉じ、共有後には参加者へ確認することを習慣にしています。

どれも派手な工夫ではありません。
それでも、こうした小さな積み重ねが、参加者を待たせず、安心して進められる会議につながります。

初心者の方は、まず最低限の共有操作を覚えるところから始めてみてください。

慣れてきたら、通知への対策や通信トラブルへの備えにも目を向けることで、オンライン会議をより落ち着いて進行できるようになるはずです。

情報ソース・引用元

• Zoom サポート「Zoomで画面またはデスクトップを共有する」
• Zoom サポート「ミーティング参加者の画面共有の許可または禁止」
• Zoom サポート「ミーティングやウェビナーでファイルを送信する」
• Zoom サポート「ミーティング内ファイル転送を有効にする」
• Zoom サポート「ZoomモバイルアプリからiOS画面を共有する」
• Google ドライブ ヘルプ「Google ドライブのファイルを共有する」
• Microsoft サポート「Microsoft OneDriveでファイルとフォルダーを共有する」

本記事の体験談や運用方法は、筆者がZoom、Microsoft Teams、Google Meetなどを使ったオンライン会議で経験した内容に基づいています。
すべての企業や会議に同じ運用が適するとは限らないため、所属組織のセキュリティルールや情報管理方針を優先してください。